皇冠体育学院档案是皇冠体育学院历史记录的最终存储库. 它的主要目的是记录学院的历史，并为管理人员提供原始材料, 教师, 学生, 校友, 以及学院的其他成员, 还有学者, 作者, 以及其他感兴趣的人.
任务
皇冠体育学院档案馆的使命是收集, 保存, 描述并使记录皇冠体育学院及其相关项目的历史和发展的记录和材料易于访问, 活动, 事件, 人, 和组. 档案馆是具有持久和重要历史意义的官方和非官方记录的储存库, 行政, 或者信息价值.
集合发展
皇冠体育学院的记录非常丰富. 档案工作必须依靠管理者的配合和支持, 院长, 董事, 教师, 学生, 和校友确保有历史价值的资料得到收集和保存. 档案部将协助书院的档案管理工作，并从书院各行政及学术单位收集以下类别的资料:
皇冠体育学院的官方记录、论文和出版物
官方记录包括学院各学术部门和行政办公室在开展业务时产生或收到的记录或文件. 这些记录包括:
- 校董会的会议记录、备忘录、信函及报告
- 总统办公室的记录, 包括通信, 行政主题文件和报告
- 行政部门各办公室的通信、主题档案和报告
- 学院院长、主任和行政人员的信函、主题文件和报告
- 各主要学术及行政会议及委员会的会议记录、备忘录及报告
- 院系记录，包括:会议记录、报告、信函和教学大纲
- 认证报告和支持文件
- 年度预算和审计报告
- 书记官长记录, 包括时间表, 课程表, 入学报道, 毕业花名册, 以及其他定期发布的报告
- 校友记录，包括校友会及委员会会议记录
- 学生组织记录
- 所有出版物, 时事通讯, 以及以皇冠体育学院的名义分发的小册子, 包括目录, 公告, 年鉴, 学生报纸, 大学目录和教职员工名册, 学院和行政通讯和出版物, 校友刊物及短期材料
- 的照片, 底片, 幻灯片, 音像片, 磁带, 和卷, 口述历史访谈, 以及纪录学院发展的光碟及光碟
- 地图, 打印, 和建筑图纸，记录了学院的物理变化和发展
- 研究项目报告，包括拨款记录
- 与皇冠体育学院历史有关的文物
皇冠体育学院的官方行政记录(函件), 指定为档案的报告和主题文件应不再发挥作用，不再用于原发办事处的当前活动. 非流动资料应在与档案馆工作人员协商后，按照保存时间表转交给档案馆，以便有序转移. 转移的材料应附有一份记录清单. 除了适用于行政记录的限制外，原发办公室还可以限制查阅非流动记录, 校董会, 员工和学生的记录，如 访问策略.
皇冠体育学院教师的个人和专业论文
档案馆寻求获得, 组织并提供访问皇冠体育学院教师的个人和专业论文，作为记录学院社区内部生活和文化的一种手段. 档案以以下格式寻求皇冠体育学院教师职业生涯的文件:
- 通信:官方、专业、私人
- 简历材料:简历, 参考书目, 书目草图, 年表, 家谱, 剪报, 以及个人回忆录
- 照相印刷品及图形材料
- 讲座、演讲和讨论的记录
- 讲义和教学大纲
- 研究文件
- 部门或委员会会议记录和记录
- 文章和书籍的草稿和手稿
- 日记、笔记本和大事记.
档案馆承认教职员工和私人捐赠者有权对材料施加合理限制，以保护隐私和机密性. 对访问的限制应该是固定期限的，并在捐赠时确定. 档案馆鼓励尽可能减少与各方合法权利相一致的访问限制.
关于皇冠体育学院的非官方论文和出版物
档案将征求和收集记录和论文，既不是正式的学院记录也不是教师论文, 但这与皇冠体育学院的历史有关. 例子包括:
- 校董会成员的专业及个人文件, 如果与学校事务有关
- 校友有关其皇冠体育学院经历的专业和个人文件.
- 与皇冠体育学院有关的相片和图形材料
- 与皇冠体育学院有关的日记、剪贴簿和大事记
- 论文, 记录和出版了皇冠体育学院及其在高等教育史上的作用
- 有关皇冠体育学院作为主要机构的论文、记录和出版物