我们在一个复杂的信息技术环境中工作，需要与机密和公共数据相关的通信. 新技术为学院提供了使学生之间的交流更容易的方法, 工作人员, 部门, 其他大学, 这个世界. 学院的电子邮件系统是Exchange/Outlook，它也提供网络邮件访问.
皇冠体育学院所有现有的教职员工和学生都有学院电子邮件系统的账户. 经学院副校长及ITS执行董事批准，可授予客座帐户(见下文“客座帐户”的条件)。.
有了这个通信网络, 可能包含机密或专有材料的电子信息的隐私会出现漏洞. 大学电子邮件用户需要意识到电子邮件通信中的漏洞，以及使用这种媒介所伴随的法律责任.
这些指导方针:
- 定义谁可以使用由皇冠体育学院(学院)控制和管理的电子邮件系统.
- 概述与电子邮件维护和使用相关的职责.
- 为学院电子邮件的安全性和保密性提供指导.
这些指导原则适用于所有创建的电子邮件, 发送或维护于, 由学院的电子邮件系统或任何连接到皇冠体育学院网络的机器以及学院电子邮件系统的所有用户管理或联网.
责任
电子邮件管理员
电子邮件管理员负责:
- 提供安全、稳定、可靠的电子邮件系统.
- 确保他们所负责的电子邮件系统的安全计划, 已经开发出来了, 实现并维护. 安全计划应该包括对消息加密需求的分析.
- 确保制定了备份计划，以便在发生灾难时进行消息/系统恢复, 测试和实现.
- 定期评估电子邮件系统的风险等级.
- 确保采取适当步骤，防止系统被侵入或透过电子邮件应用程式入侵.
- 向电子邮件用户提供有关电子邮件漏洞的信息，以便他们可以就如何使用系统做出明智的决定.
- 确保在以下情况下，在学院系统上拥有电子邮件帐户的个人的所有电子邮件id都已被删除:授权用户已终止雇佣, 从学院毕业或退学, 当“礼遇帐户”无效或不再需要时.
信息技术服务部将确保员工负责维护, 修复和开发电子邮件资源需要特别注意，只在执行其工作功能所需时访问电子邮件消息. 这些员工不会讨论或泄露在维护和故障排除期间查看的个人电子邮件消息的内容.
电子邮件用户
大学电子邮件用户负责:
- 以负责任的态度使用电子邮件，与其他商业通讯保持一致.g.、电话、函件).
- 维护学院电子邮件的完整性、准确性和保密性.
- 只使用分配给它们的邮件id.
- 根据学院或院系制定的保留政策，从邮箱中删除邮件.
大学电子邮件用户有责任:
- 发送任何未经请求的具有欺诈性的邮件或材料, 诽谤, 骚扰, 或者威胁性质.
- 张贴违反现行法律或学校行为准则的材料, 与学院的使命不一致, 还是商业广告.
- 转发任何其他形式的不必要的群发邮件(如连锁信件)给学院或外部电子邮件用户.
- 利用电子邮件访问非法索取或交换受版权保护的软件副本.
保安及保密标准
- 学院认为电子邮件信息属于个人信息, 发送方和/或接收方的机密业务. 虽然这些信息被认为是发送者和/或接收者的个人业务，但这些信息存储在学院的计算机系统上，学院可能需要访问或根据特定信息采取行动，作为维护学院技术基础设施的责任的一部分.
- 隐私不是任何电子邮件系统固有的，尤其是连接到互联网的电子邮件系统.
- The College will not monitor the content of electronic documents or messages without cause; 然而, 存储在电子媒体中的文件和信息的隐私在任何情况下都不能得到保证. 电子文件和信息可被ITS维护人员阅读, 确保员工在执行其工作职能时的安全并排除故障. 这种访问只有在软件或网络出现问题时才会发生. 此外，电子邮件可能会从一个计算机环境中传递出去, 跨网络, 进入另一个完全不同的计算机环境. 随着邮件在部门之间传递，这种传输变得越来越复杂, 机构, 州, 或国家. 每次计算机硬件发生故障时，邮件的安全级别都会受到影响, 软件和环境变化. 可能会发生无法追踪的泄漏.
- 如果学院正在对涉嫌不当行为或违法行为进行调查, 学院可授权将电子邮件或文件锁上或复制，以防止资料损毁或遗失. 另外, 学院可检视或转移电子文件及讯息的内容, 或访问电子邮件备份或档案作为法律发现的结果, 令状, 保证, 传票, 或者当学院的计算机系统的完整性或安全性受到威胁时.
- 电子邮件消息内容的机密性，其中包括某些类型的信息(如电子邮件).g., 学生相关, 医疗, 个人)可能受到1974年《皇冠体育app》(经修订)和/或1986年《皇冠体育》的保护.
- 由于当前电子邮件技术的状况，无法保证电子邮件消息的真实性. 这意味着电子邮件消息的作者或来源可能不像消息中所示的那样.
使用标准
- 皇冠体育学院认为学院的电子邮件系统和分别分配的员工或学生官方皇冠体育学院电子邮件地址, i.e. username@mybullet.net和美国邮政服务(United States Postal Service)成为官方通讯工具. 学院将认为员工和学生已被适当告知，并收到学院管理人员发出的通知和信件, 工作人员或教师发送到员工或学生的大学电子邮件帐户. 建议员工和学生经常使用学校指定的电子邮件帐户获取官方信息. 个人可选择username@pomona.Edu的官方电子邮件帐户转发到校外帐户. 这些人, 然而, 负责管理他们的皇冠体育电子邮箱，以便有空间接收新邮件，并将他们的皇冠体育电子邮件帐户转发到一个可用的替代电子邮件地址. 学院不负责发送到任何非官方电子邮件帐户的问题.
- 禁止个人使用分配给他人的电子邮件帐户发送或接收信息. 如果有必要阅读另一个人的邮件(e.g.当他们在度假、休假等的时候.), 帐户的所有者应该联系E-mail管理员，了解设置转发规则的过程.
- 学院鼓励员工使用这些通信资源来分享知识和信息，以促进学院的教学使命, 研究, 公共服务. 不禁止偶尔和偶然使用电子邮件进行社交交流, 然而，这样的信息应该是有限的，不要干扰员工的工作功能.
- 在大学计算机系统上拥有电子邮件帐户的个人禁止发送违反现行法律的信息, or College codes of conduct or policies; 与学院的使命不一致; or are advertisements or announcements for a commercial business.
- 授权用户不应该“重播”从另一个人那里获得的重要问题的信息，这些个人合理地认为是保密的.
- 禁止授权用户发送, 发布或, 公开展示或印刷未经请求的具有欺诈性的邮件或材料, 诽谤, 骚扰, 虐待, 任何学院系统的淫秽或威胁性内容. 发送此类信息/材料将按照现行学院行为准则或政策和程序处理.
- 学院对收到的电子邮件内容不承担任何责任. 如果个人收到他们认为是骚扰的电子邮件, 威胁性的或攻击性的, 他们可以联系相应的学院办公室，以获取有关他们可能采取的步骤来处理此类信息的信息.
- 联邦和州法律, 以及学校反对种族主义的政策, 性别歧视和性骚扰依然存在. 另外, 学院特别关注个人因属于某一种族而受到骚扰或威胁的事件, 宗教, 性别或性取向群体. 使用学院的电子邮件系统从事任何此类活动是明确禁止的.
邮件配额策略
每个帐户持有人都有一个个人电子邮件邮箱. 各类用户的邮箱磁盘配额如下:
学生邮件配额:5Gb
教职工邮件配额:250gb. 教职员工的电子邮件定期在电子邮件服务器上存档, 只留下标题信息. 教职员工可以点击此信息来检索电子邮件.
备份策略
包含电子邮件的系统备份副本将保留不超过三个月的时间.
访客电子邮件帐户
以下是在皇冠体育电子邮件系统上授予客人电子邮件帐户的条件:
- “住”在校园里的非雇员
- 学院临时雇员
- 代表学院承担临时任务的个人
- 在这些类别中休假的个人
- 在上述情况下的资格结束后，对其帐户礼遇延长一段时间(最多3个月)的个人.