使用第三方外部存储和文件传输服务(E.G. Evernote、Google Apps等.)
第三方外部存储和文件传输选项可以方便地同步一台或多台计算机和在线存储上的外部存储文件夹中的一致文件集, 以及将文件从一个设备移动到另一个设备. 外部存储文件夹中的文件可以在任何同步的计算机上使用，并且可以通过任何现代网络浏览器访问. 在线文件也可以通过iPhone和iPad等移动设备访问, 并且有一个从主外部存储文件夹共享子文件夹与其他人的工具. 这使得外部存储成为一个有吸引力的协作和共享平台.
使用这些类型的服务确实会带来与安全相关的风险, 隐私, 版权及纪录保留. 因此，以下是应遵循的准则:
- 包含敏感数据的文件不应放在第三方外部存储驱动器上.
- 参与者不应该把任何他们不愿意作为电子邮件附件发送的东西放在外部存储器上.
- 外部存储不用作任何学院数据的唯一存储位置, 或者作为记录保存系统.
- 外部存储不应用于通过未加密的wifi网络连接的移动设备(例如.g. 星巴克热点，机场无线服务等.)或没有使用PIN来控制对该设备的未经授权访问的设备.
通过提出这些建议, ITS并不建议它可以为使用外部存储的任何人提供支持或帮助.